プロセスマネジメント とは （Business Process Management：略称－BPM）、業務プロセスの効率化と最適化を図るための取り組みですが、具体的な評価指標や継続的な改善アクション、KPIの設定、PCDAサイクルの設計についてお悩みではないでしょうか？
プロセスマネジメントを活用することで、組織は効率的に業務を運営し、品質を向上させ、コストを削減し、柔軟に変化に適応することができます。計画的な導入と継続的な改善を行うことによって、デメリットを最小限に抑えられます。
この記事では、プロセスマネジメントの基本的な意味、目標、メリット、デメリットについて詳しく解説しています。業務プロセスを最適化して、生産性を向上させましょう。
- プロセスマネジメントは 、ビジネスプロセスを徹底的に分析し、整理・最適化する方法論である
- 業務プロセスの可視化、業務プロセスの可視化を繰り返し実践し、目標達成を仕組み化する
- 4つのメリット、3つのデメリットに留意しながら改善を繰り返すのがポイント
- 成功させる為には5つの要素に注力する
本記事の構成（＝もくじ）
プロセスマネジメント とは ？
プロセスマネジメント とは 、ビジネスプロセスを徹底的に分析し、整理・最適化する方法論です。
これにより、業務のスムーズな運営や品質向上、コスト削減、効率化が図られます。プロセスマネジメントは、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを用いて、業務プロセスの改善を継続的に行います。
３つの注力ポイントとは？
- 業務プロセスの可視化
- 業務の向上
- 上記1、2を繰り返し実践し、目標達成を目指す
1.業務プロセスの可視化
まず、業務プロセスを明確に可視化します。
これにより、業務の各段階や手順が明確になり、問題点を特定しやすくなります。
2.業務の向上
可視化されたプロセスを分析し、改善点を見つけて業務を向上させます。
例えば、無駄な手順や遅延を削減し、業務の迅速化を図ります。
3.上記1、2を繰り返し実践し、目標達成を目指す
組織の戦略的な目標達成を仕組み化します。
改善された業務プロセスは、品質向上やコスト削減につながり、企業の競争力を高めます。
プロセスマネジメントのメリット
- 業務効率化
- 品質向上
- コスト削減
- 柔軟な適応
業務効率化
業務プロセスが最適化されると、無駄な手順や遅延が削減されるため、業務効率が大幅に向上します。
品質向上
プロセスの標準化や品質管理手順の明確化により、誤りや不良品の発生を減少させ、品質を向上させます。
コスト削減
効率的なプロセスによって、コストが削減されます。
無駄な手間やリソースの浪費を減らし、経費を節約することができます。
柔軟な適応
業務フローが柔軟になり、急激な環境変化に対応しやすくなります。
組織は変化に迅速に適応し、競争力を維持できます。
プロセスマネジメントのデメリット
- 手間と時間
- 抵抗感
- 実行効果の不確実性
手間と時間
業務プロセスを徹底的に分析するため、整理する手間と時間がかかります。
社内メンバーが多忙な場合、取り組みが難しいこともあります。
抵抗感
変化に抵抗感を持つ社内メンバーがいるかもしれません。
新しいプロセスへの適応に時間がかかることがあります。
実行効果の不確実性
プロセスの変更後、実行効果が確実でないことがあります。
予想外の問題が発生する可能性があるため、慎重な計画とモニタリングが必要です。
成功させるポイント
- チームの協力
- PDCAサイクルの実践
- 社内メンバーの教育と訓練
- リーダーシップの役割
- 継続的な監視と改善
チームの協力
業務プロセスは複数の部門やチームにまたがることが多いため、異なる部門間での連携と協力が不可欠です。
PDCAサイクルの実践
持続的な効果を得る為には、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）は極めて重要な要素です。
PDCAサイクルはプロセスの改善と最適化を継続的に実施するための枠組みであり、以下に示す具体的な例を通じて説明いたします。
1. 計画 (Plan)
プロセスマネジメントの最初のステップは、計画です。具体的な業務プロセスを改善するための計画を立てます。例として、以下のような状況を考えてみましょう。
［例：注文から製品の発送までの期間が長すぎ、お客様の不満が増加しています］
計画のステップでは、次のようなアクションを実行します。
- 注文から発送までのプロセスを詳細に分析し、どこで遅延が発生しているかを特定します。
- 改善のために明確な目標を設定します。例えば、期間を半分に短縮し、お客様の満足度を向上させることを目指すことができます。
2. 実行 (Do)
計画が設定されたら、次にその計画を実行します。この段階では、新しいプロセスを設計し、試験運用することが重要です。上記の例に基づいて、以下のステップが考えられます。
プロセスの再設計: 注文から発送までの手続きを再設計し、遅延の原因を特定して改善します。例えば、手順を簡略化し、不要なステップを削減することが考えられます。
改善されたプロセスを試験運用し、その効果を監視します。遅延が改善され、お客様からのフィードバックが向上するかどうかを確認します。
3. チェック (Check)
実行フェーズの後、プロセスの効果を評価する必要があります。達成した目標に対する進捗を監視し、問題が発生した場合は即座に対処します。
続けて、最適化のための情報を収集します。設定した目標が達成されているかどうかを評価します。期間が短縮され、お客様からの不満が減少しているかどうかを確認します。
また、新しいプロセスを実行中に問題が発生した場合、その問題を特定し、その原因を調査します。
4. 対策 (Act)
最後に、PDCAサイクルの「Act」フェーズでは、新たな課題や問題に対処し、プロセスをさらに最適化するための行動を実施します。
課題・問題が特定されたら、その問題に対する解決策を見つけ、実行します。
例えば、新しいシステムを導入してプロセスの自動化を行うなどが考えられます。PDCAサイクルは、継続して繰り返す重要なプロセスです。問題の解決後も、プロセスを改善し続ける文化を醸成することが重要です。
上記の具体例を通じて、PDCAサイクルがどのように実践されるかを理解していただけるでしょう。 PDCAサイクルを繰り返し実施することで、プロセスは持続的に向上し、組織は効率性と品質の両面で利益を得ることができます。
社内メンバーの教育と訓練
プロセスマネジメントを理解し、実行するためには、社内メンバーへの教育と訓練が不可欠です。
社内メンバーが重要性を理解し、新しいプロセスへの適応をスムーズに行えるようにサポートすることが必要です。
リーダーシップの役割
組織のリーダーシップ陣は、全体の推進役としての役割を果たすべきです。
リーダーシップ陣が業務プロセスの重要性を認識し、社内メンバーにリーダーシップを示すことが成功の鍵です。
継続的な監視と改善
この取り組みは一度きりの取り組みではなく、継続的なプロセスです。
改善されたプロセスを監視し、問題点を修正し、さらなる最適化を図ることが必要です。
まとめ
「プロセスマネジメント」は、現代のビジネス環境において不可欠な戦略です。
業務プロセスの可視化、向上、目標達成、メリットとデメリットを考慮しながら、計画的に導入し、PDCAサイクルを繰り返すことで、組織は競争力を高め、持続可能な成功を収めることができます。
業務プロセスの改善は、組織の効率化と品質の両方を向上させる重要な取り組みと言えるでしょう。