この記事では、遠方のメンバーとリアルタイムで共有・編集できる「 excel スプレッド シート 変換 」の方法をご紹介します。
現在、私が複数メンバーから報告を受けた情報をExcelでまとめる作業をしているが、他の仕事が手一杯なので、集計作業を一本化したい。
有料サービスを導入せずに、無料で何とかできないかな？
同じオフィスに在籍しているメンバー共有は問題ないかと思いますが、物理的距離が離れたメンバーとのデータ共有は、多くの手間と時間が発生してしまいます。
複数のメンバーたちに同一のExcelを共有し、データ更新のたびにExcelデータを集計担当者へ送信する工程が削減できれば、他の仕事に注力できる環境が整えられますよね。
毎日、本部の担当者へデータ送信するのが本当に手間だし、送信し忘れてしまうこともあります。
この工程が削減できれば、顧客対応などの仕事に集中できるので、何とかできれば本当に助かりますね。
実は、Googleアカウントを作成（無料）するだけで、このようなお悩みが解消できます、ぜひ、この仕組みを導入して無駄な集計の手間を削減しましょう！
本記事の構成（＝もくじ）
この記事で提供できる excel スプレッド シート 変換方法
無料サービス「Googleドライブ」に共有したいExcelを保存します。
ドライブ保存されたデータはWebブラウザ上で閲覧、編集が可能なため、物理的距離の離れた相手でも、ネット回線さえあれば複数名が同時編集できる仕組みが構築可能です。
図：Googleドライブと複数名のイメージ
Googleアカウントを用意
「Google Drive」に共有させたいExcelを保存するため、Googleアカウントが必要です。
手元に無ければ、新規作成が必要です。作成後、メールアドレス/Passwordを失念しないよう、メモ帳などで保存しましょう。
※新規アカウント作成方法はこちらをご覧ください
Googleドライブ内に管理用フォルダを作成
Googleドライブ「マイドライブ」に、管理しやすいように新規フォルダを作成しましょう。
※右クリック「新しいフォルダ―新しいフォルダの名前作成」で作成可能です
把握しやすい名称を付けましょう
Googleドライブに excel スプレッド シート 変換 させたいExcelを保存
先ほどGoogleドライブに作成した「管理用フォルダ」に、共有させたいExcelをドラッグ＆ドロップでアップロードすると、 excel スプレッド シート 変換 が行えます。
excel スプレッド シート 変換 させたいExcelの各種権限を設定
事前に共有メンバーのGmailアドレスを準備しましょう
共有したいExcel名称にマウスカーソルを合わせた状態で右クリックすると、上記の表示が出てきます。上から三列目「共有」をクリック。
誰に編集権限を与えるか、詳細設定が可能です
“リンクを知っている全員”は要注意（思わぬ情報漏洩に繋がります）
上記のような画面が表示されたら、「一般的なアクセス」と書かれている文字下のプルダウンをクリックすると、“制限付き”、“リンクを知っている全員”が表示されます。
上記画面の“リンクをコピー”をクリックすると、「https://docs.google.com/spreadsheets・・・」というURLが取得でき、このURLのアクセス時に”閲覧者、編集者”という権限が細かく設定できます。
excel スプレッド シート 変換 のメリットは「共有したい相手を自由に選べる」
外部に情報漏洩させたくない場合は、共有メンバー全員にGoogleアカウントを取得させ、個別に権限を与えると良いでしょう。
（もちろん、権限付与後、アクセス権の削除も可能です）
アクセス権付与の画面①
権限のないメンバーがExcelのアクセスURLをクリックすると、上記の画面が表示されますので、”アクセス権限をリクエスト”をクリックしましょう。
アクセス権付与の画面②
上記の画面が表示されたら、Excel管理のオーナー宛にメールが届きます。
アクセス権付与の画面③
オーナー権限者のGmailに上記のメッセージが届きます。この画面で権限付与すると、対象メンバーの各種権限が与えられ、 excel スプレッド シート 変換 が実現されます。
まとめ
Googleドライブを活用すると、 excel スプレッド シート 変換 が実現でき、これまでの集計作業を一本化することができます。もちろん、従来のExcel関数も正常動作しますので、今までのやり方（表）を変えることなく、時短に繋がる仕組みとして有効です。
ぜひ、この仕組みを取り入れ、時間の有効活用に尽力しましょう。